# Anexo de Tratamiento de Datos FERPA

**Spire Ledgers, Inc. — DPA de Referencia para Distritos Escolares K-12**

*Versión 1.0 — Vigente a partir del 2026-05-04*

> Este documento es una referencia en lenguaje claro basada en la
> plantilla DPA del Consortium for School Networking (CoSN). No es el
> contrato firmado. Los distritos que requieran un DPA ejecutado en
> papel del distrito o sobre la plantilla NDPA del SDPC pueden escribir
> a **districts@spireledgers.com** — firmamos ambos. Esta referencia se
> proporciona para que las áreas legal, de tecnología y de negocios del
> distrito puedan revisar nuestras prácticas antes de la negociación.

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## 1. Propósito

Spire Ledgers, Inc. ("el Proveedor," "Spire") proporciona software de
contabilidad por fondos y administración financiera basado en la nube
("el Servicio") a agencias locales de educación K-12 ("LEAs," "Distritos").
Cuando un Distrito utiliza el Servicio, Spire trata Registros Educativos
y otros datos relacionados con estudiantes por cuenta del Distrito y
únicamente conforme a las instrucciones documentadas del Distrito.

El Distrito sigue siendo la única "agencia o institución educativa"
conforme a la Family Educational Rights and Privacy Act ("FERPA," 20
U.S.C. §1232g; 34 CFR Parte 99). Spire actúa como "funcionario escolar"
con un interés educativo legítimo conforme al 34 CFR §99.31(a)(1)(i)(B),
prestando servicios para los cuales el Distrito de otra forma utilizaría
a sus propios empleados, bajo el control directo del Distrito respecto al
uso y mantenimiento de los Registros Educativos, y obligado por los
límites de uso y redivulgación del 34 CFR §99.33(a).

El tratamiento que Spire hace de los Registros Educativos también está
sujeto, según corresponda, a la Children's Online Privacy Protection Act
("COPPA," 15 U.S.C. §6501 y siguientes) y a cualquier ley estatal de
privacidad de datos estudiantiles que aplique al Distrito (incluyendo
sin limitación: California SOPIPA, New York Ed Law §2-d, Connecticut
Public Act 16-189, Illinois SOPPA, Texas Ed Code §32.151 y siguientes,
Colorado SB 18-187 y normas similares).

## 2. Flujo de Datos

### 2.1 Categorías de datos que Spire trata

El rol contable de Spire significa que los Registros Educativos fluyen
por el Servicio de manera incidental, asociados a transacciones
financieras. Las categorías de datos relacionados con estudiantes que el
Servicio puede tratar son:

- **Identificadores de fondos de actividades estudiantiles**: nombre del
  estudiante y grado/grupo cuando se asocian a un club, equipo deportivo
  o ingreso/desembolso de un fondo.
- **Metadatos de ingresos y desembolsos**: la transacción financiera
  misma (fecha, monto, fondo, código de cuenta, método de pago) incluida
  cualquier nota de texto libre que un empleado del Distrito ingrese.
- **Información de pago de padres / tutores**: nombre y correo
  electrónico de contacto y el instrumento de pago tokenizado por Stripe
  utilizado para pagar una cuota estudiantil. Los números de tarjeta
  completos nunca se transmiten ni almacenan en Spire.
- **Indicadores de comidas gratuitas / a precio reducido**: solo si el
  Distrito decide marcar un registro de fondo de actividades
  estudiantiles. Spire no trata datos de elegibilidad para comidas
  gratuitas/precio reducido para los programas NSLP/SBP del Distrito.
- **Registros de empleados del Distrito**: el personal de la oficina de
  negocios del Distrito que tiene cuentas de inicio de sesión en Spire.
  Estos son PII del personal, no PII del estudiante.

El Servicio **no** recopila ni trata: calificaciones de estudiantes,
registros de asistencia, registros de educación especial, contenido de
planes IEP/504, registros disciplinarios, registros de salud ni datos
biométricos recopilados directamente. Esas clases de datos están fuera
de alcance.

### 2.2 Dónde se almacenan los datos

Los datos de producción se almacenan en centros de datos comerciales de
infraestructura en la nube ubicados en los Estados Unidos continentales.
Ningún dato del Distrito se almacena ni se trata intencionalmente fuera
de los Estados Unidos. Los respaldos están cifrados y se conservan en la
misma jurisdicción.

### 2.3 Subprocesadores

Spire contrata a los siguientes subprocesadores nombrados. Cada uno está
obligado por un contrato escrito que limita el uso de los datos del
Distrito a la prestación de servicios a Spire y prohíbe la transferencia
posterior con fines de venta o mercadeo:

| Subprocesador     | Propósito                                            | Alcance de los datos     | Notas FERPA                                                |
|-------------------|------------------------------------------------------|--------------------------|------------------------------------------------------------|
| **Stripe, Inc.**  | Procesamiento de pagos y facturación de suscripciones | Datos de pago tokenizados, contacto de facturación | PCI DSS Nivel 1; obligado por el DPA de Stripe. Sin contenido de Registro Educativo. |
| **Plaid Inc.** *(opcional)* | Agregación de movimientos bancarios para cuentas operativas del Distrito | Número de cuenta bancaria, número de ruta, descripciones de transacciones | Se utiliza únicamente cuando el Distrito opta por activarlo. Plaid no ve datos de estudiantes. |
| **Anthropic, PBC** *(alerta)* | Asistente de IA ("Gwen") para ayuda en producto y resumen de reportes | Indicaciones de texto libre que escribe el usuario; el reporte o pantalla que el usuario está visualizando | **Marcado para revisión del Distrito.** Las funciones de IA del lado del Distrito están desactivadas por defecto para clientes K-12 y deben ser habilitadas por un administrador autorizado del Distrito. Anthropic tiene contractualmente prohibido entrenar con indicaciones del Distrito. La PII se enmascara del lado del cliente antes de la transmisión. |
| Proveedor de infraestructura en la nube | Cómputo, almacenamiento y red para el Servicio       | Todos los datos del Distrito | Obligado por el DPA estándar de nube; auditado SOC 2 Tipo II. |
| Proveedor de correo transaccional       | Recibos, restablecimientos de contraseña, notificaciones | Correo del destinatario + cuerpo del mensaje | El cuerpo del correo nunca contiene contenido de registro estudiantil más allá del detalle del recibo que el Distrito imprimiría y entregaría a un padre. |

Spire dará al Distrito al menos **treinta (30) días de aviso por escrito**
antes de agregar o reemplazar cualquier subprocesador que trate Registros
Educativos. El Distrito podrá objetar por escrito durante el período de
aviso; si el Distrito objeta y las partes no logran llegar a un acuerdo,
el Distrito podrá dar por terminada la porción afectada del Servicio por
causa justificada y recibir un reembolso prorrateado.

## 3. Conservación

- **Durante la vigencia**: Spire conserva los datos del Distrito mientras
  la cuenta del Distrito se mantenga activa, más las ventanas de
  conservación que el Distrito configure dentro del producto (por
  ejemplo, 7 años para asientos contables por defecto).
- **Después de la terminación**: Spire conserva los datos del Distrito
  por un mínimo de tres (3) años posteriores a la terminación, conforme
  al piso federal de conservación de registros del 2 CFR §200.334. Si el
  Distrito está sujeto a una auditoría activa, retención por litigio o
  solicitud abierta de registros públicos al término de esa ventana,
  Spire continuará conservando los registros afectados hasta que el
  Distrito libere por escrito la retención.
- **Respaldos**: Los respaldos cifrados se conservan en un ciclo móvil de
  35 días durante la vigencia y a lo largo de la ventana de conservación
  posterior a la terminación; las eliminaciones individuales surten
  efecto en la base de datos de producción de inmediato y se propagan
  fuera de los respaldos a medida que las generaciones de respaldo
  antiguas expiran.

## 4. Notificación de Incidentes

En caso de que Spire confirme un incidente de seguridad que afecte la
confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos del Distrito,
Spire notificará al Distrito dentro de las **cuarenta y ocho (48) horas**
posteriores a la confirmación. Lo anterior es consistente con la mejor
práctica FERPA (recordkeeping del 34 CFR §99.32(a)(5) por divulgación no
autorizada) y cumple o supera la ventana de notificación más corta
prevista en la legislación estatal actualmente aplicable a la base de
clientes de Spire (Texas: "tan rápido como sea posible," Tex. Bus. & Com.
Code §521.053; Connecticut: 60 días, Conn. Gen. Stat. §10-234dd; Illinois
SOPPA: 30 días, 105 ILCS 85/30).

La notificación de incidente de Spire incluirá, en la medida de lo
conocido al momento del aviso y actualizándose conforme avance la
investigación: la fecha y naturaleza del incidente, las categorías de
datos afectados, los registros específicos del Distrito implicados (cuando
sean determinables), las medidas de remediación adoptadas y los pasos
recomendados que el Distrito debería considerar.

Spire no notificará a padres, estudiantes ni al público afectados por
cuenta del Distrito — esa decisión y el momento de cualquier notificación
externa corresponden al Distrito como responsable del tratamiento.

## 5. Derechos de Acceso de Padres y Estudiantes Elegibles

Los padres y estudiantes elegibles tienen el derecho conforme a FERPA de
inspeccionar y revisar los Registros Educativos del estudiante (34 CFR
§99.10), de solicitar la rectificación de los registros que consideren
inexactos (34 CFR §99.20) y de consentir las divulgaciones (34 CFR
§99.30). El Distrito es responsable de facilitar estos derechos al padre
o estudiante elegible.

Para apoyar al Distrito:

- Spire proporciona **herramientas de exportación** en el panel del
  Distrito que permiten al personal autorizado del Distrito producir un
  historial de transacciones por estudiante en formato PDF y CSV dentro
  de cinco (5) días hábiles posteriores a la solicitud del padre.
- Spire proporciona **herramientas de rectificación** que crean un
  asiento corrector claramente etiquetado en lugar de sobrescribir el
  registro original, de modo que la traza de auditoría se preserve
  conforme a las normas de auditoría GAGAS Yellow Book.
- Spire **no responderá directamente** al padre o estudiante que se
  comunique con Spire solicitando acceso a registros. Spire redirigirá
  la solicitud al contacto FERPA designado del Distrito dentro de dos
  (2) días hábiles.

## 6. Eliminación al Terminarse el Contrato

- Dentro de sesenta (60) días posteriores a la fecha efectiva de
  terminación ("Periodo de Gracia"), el Distrito conserva acceso de solo
  lectura y exportación para que la oficina de negocios pueda producir
  reportes finales, copias de archivo y cualesquiera registros
  necesarios para el calendario de conservación de registros del
  Distrito.
- Al término del Periodo de Gracia, Spire purgará permanentemente los
  datos del Distrito de los sistemas de producción conforme a la
  instrucción escrita del Distrito, salvo los registros residuales
  necesarios para demostrar el cumplimiento de la ventana de
  conservación posterior a la terminación descrita en la Sección 3
  (auditoría, retención legal, piso federal de conservación de
  registros).
- A solicitud, Spire entregará un **Certificado de Destrucción** por
  escrito firmado por el Director de Tecnología (CTO) de Spire una vez
  completada la purga.
- Los datos del Distrito en respaldos cifrados expirarán de las
  generaciones de respaldo conforme al calendario descrito en la
  Sección 3 y no son recuperables a un entorno de producción restaurado
  después de esa ventana.

## 7. Derechos de Auditoría

- El Distrito podrá solicitar el reporte **SOC 2 Tipo II** más reciente
  de Spire una vez emitido. Spire tiene como objetivo la certificación
  inicial SOC 2 Tipo II en el ejercicio fiscal 2027; mientras ese
  reporte no esté disponible, Spire entregará una **autoatestación
  anual** (el "Spire Security Practices Statement") firmada por el
  Director de Tecnología de Spire que cubra: prácticas de cifrado,
  controles de acceso, evaluación de personal, gestión de
  vulnerabilidades, respuesta a incidentes, continuidad del negocio y
  supervisión de subprocesadores.
- El Distrito podrá, no más de una vez por cada doce (12) meses y con
  treinta (30) días de aviso por escrito, realizar o encargar un
  cuestionario de seguridad por escrito (por ejemplo, HECVAT Lite,
  SIG-Lite) que Spire completará dentro de treinta (30) días posteriores
  a su recepción sin costo adicional.
- Las pruebas de penetración del entorno de producción podrán ser
  realizadas por un tercero calificado del Distrito con autorización
  previa por escrito y con un alcance y reglas de compromiso acordadas
  mutuamente.

## 8. Limitaciones de Uso

Spire no podrá, y se asegurará de que sus subprocesadores no:

- Utilicen datos del Distrito para publicidad, mercadeo o perfilamiento
  conductual.
- Vendan, renten, arrenden o intercambien datos del Distrito a ningún
  tercero por ningún motivo.
- Utilicen datos del Distrito para entrenar ningún modelo de aprendizaje
  automático de propósito general. (Como se señala en la Sección 2.3, el
  subprocesador asistente de IA tiene contractualmente prohibido
  entrenar con indicaciones del Distrito.)
- Combinen datos del Distrito con datos de cualquier otra fuente para
  cualquier propósito distinto a la prestación del Servicio al Distrito.

Spire podrá utilizar métricas desidentificadas y agregadas derivadas del
uso del Servicio (por ejemplo, "tiempo promedio de respuesta del endpoint
de publicación al GL") para análisis operativo y planeación de capacidad.
Los datos desidentificados deben satisfacer el estándar de
desidentificación FERPA del 34 CFR §99.31(b) — esto es, todos los
identificadores directos e indirectos deben removerse y los datos
restantes no deben ser razonablemente reidentificables.

## 9. Supervivencia

Las Secciones 3 (Conservación), 4 (Notificación de Incidentes), 6
(Eliminación al Terminarse el Contrato), 7 (Derechos de Auditoría, solo
en la medida de los registros conservados conforme a la Sección 3) y 8
(Limitaciones de Uso) sobrevivirán la terminación del contrato de
Servicio subyacente.

## 10. Conflicto

En caso de cualquier conflicto entre este DPA y los Términos del Servicio
de Spire Ledgers o cualquier otro contrato sobre papel de Spire,
prevalecerá este DPA respecto a los Registros Educativos del Distrito.

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*Spire Ledgers, Inc. — districts@spireledgers.com — security@spireledgers.com*